As etiquetas não servem apenas para identificar produtos, mas elas têm uma função primordial na organização de arquivos e documentos.
E neste artigo vamos mostrar como utilizar as etiquetas de modo correta nesta função. Seguindo as dicas que vão te passar, você conseguirá manter tudo mais organizado, além de utilizar o adesivo correto no seu dia a dia.
Na hora de identificar arquivos e documentos é necessário fazer as escolhas com sabedoria para não ter erro.
Então vamos te passar algumas dicas e sugestões para que você faça isso de um modo mais organizado e ganhe tempo.
Comece escolhendo um material que tenha boa qualidade, grande durabilidade e resistência. Algumas pastas e documentos necessitam de etiquetas feitas em materiais mais resistentes ao calor, ao frio e a umidade dependendo do local de armazenamento.
Então você pode optar por um papel adesivo ou etiquetas plastificadas, além de serem comuns são bastante eficazes e podem durar muito tempo nas gavetas e caixas.
Outra coisa que é muito importante é a utilização de cores diferentes na hora de criar uma categoria dos tipos de documentos ou assuntos.
Por exemplo, se você for etiquetar alguma pasta ou caixa de assuntos financeiros, opte por uma cor diferente das pastas sobre outros assuntos. Deste modo, os assuntos estarão organizados por cor e você irá criar um padrão para os próximos documentos.
Escolha sempre o tamanho correto de etiqueta para cada documento que você irá identificar. Lembre-se de que ela deve estar ajustada ao documento.
Isso significa que se você optar por uma etiqueta pequena, ficará difícil a visualização e a leitura, ao passo que as muito grandes poderão ocupar grandes espaços. Então escolha com sabedoria.
Outra informação importante é que todas as informações, dados, nomes, devem estar escritos de forma legível e clara. E para ficar melhor, você pode imprimir em uma fonte de fácil leitura e em letras maiúsculas.
Você pode imprimir etiquetas por categoria. Deste modo elas ficarão visualmente organizadas e adequadas para os arquivos e documentos.
Não se esqueça de planejar toda a estrutura dos arquivos, por exemplo, criar etiquetas com categorias e subcategorias. Neste caso, também é possível se beneficiar das etiquetas coloridas, ideais para caixas de arquivos e pastas suspensas.
Por fim, não deixe de utilizar um sistema de numeração nas suas etiquetas. Se é necessário lidar com inúmeros arquivos, nada poderia facilitar mais o acesso que uma ordem numérica.
Aproveite para fazer revisões periódicas para averiguar a necessidade de troca dessas etiquetas ou para garantir que elas ainda estão adequadas para os arquivos e documentos.
As etiquetas na identificação de documentos e arquivos tem o objetivo de trazer ordem e praticidade. Por isso, coloque em prática essas dicas e lembre-se sempre de manter os arquivos atualizados.
Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado e não se esqueça de nos seguir para mais.
